Arbejdsgiveren fastsætter i samarbejde med de ansatte og arbejdslederne det nødvendige antal medlemmer og arbejdsmiljøgrupper i arbejdsmiljøorganisationen ud fra et såkaldt nærhedsprincip. 

Nærhedsprincippet indebærer, at arbejdsgiveren i samarbejde med medarbejderne og arbejdslederne skal fastsætte antallet af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i arbejdsmiljøorganisationen ud fra en vurdering af virksomheden og dens arbejdsmiljøforhold. Det indebærer, at antallet af medlemmer og arbejdsmiljøgrupper skal fastsættes således, at arbejdsmiljøorganisationen til enhver tid kan løse sine opgaver på tilfredsstillende måde i forhold til:

1. Virksomhedens ledelsesstruktur
2. Virksomhedens øvrige struktur, herunder geografiske forhold, størrelse og beliggenhed 
3. Virksomhedens arbejdsmiljøforhold, herunder arbejdets art, farlighed, risici og positive arbejdsmiljøfaktorer
4. Arbejdets organisering 
5. Særlige ansættelsesformer
6. Andre hensyn, som påvirker arbejdsmiljøopgaverne i arbejdsmiljøorganisationen

Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter skal endvidere fastsættes således, at medarbejderne kan komme i kontakt med deres arbejdsmiljørepræsentanter og således, at medarbejderne har mulighed for at drøfte arbejdsmiljøforhold med medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen indenfor deres arbejdstid. 

Antallet af arbejdsledere i arbejdsmiljøorganisationen skal fastsættes således, at der sikres viden om virksomhedens produktion og ydelse. Der skal være mindst lige så mange arbejdsmiljørepræsentanter som arbejdsledere i arbejdsmiljøorganisationen. 

Sæsonarbejde
I virksomheder med sæsonarbejde skal der oprettes en arbejdsmiljøorganisation, når 10 eller flere ansatte er beskæftiget samtidigt i mindst 3 ud af 12 sammenhængende måneder. 

Arbejdsmiljøorganisationens opgaver kan variere, alt efter om der er tale om en virksomhed med over eller under 34 medarbejdere.

Har virksomheden 34 medarbejdere eller derunder, vil der alene være en arbejdsmiljøorganisation i ét lag, som varetager både det strategiske arbejdsmiljøarbejde og de daglige arbejdsmiljøopgaver, jf. nedenfor

Har virksomheden 35 medarbejdere eller derover, består arbejdsmiljøorganisationen af henholdsvis et arbejdsmiljøudvalg og en arbejdsmiljøgruppe. Deres respektive ansvarsområder beskrives nedenfor:

Arbejdsmiljøudvalget er ansvarlig for de strategiske (overordnede) arbejdsmiljøopgaver, som omfatter følgende: 

1. Planlægge, lede og koordinere virksomhedens samarbejde om sikkerhed og sundhed. Arbejdsmiljøudvalget skal forestå de nødvendige aktiviteter til beskyttelse af medarbejderne og til forebyggelse af risici.
2. Gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse.
3. Kontrollere sikkerheds- og sundhedsarbejdet og sørge for, at arbejdsmiljøgrupperne orienteres og vejledes herom.
4. Deltage i udarbejdelsen af virksomhedens arbejdspladsvurdering (APV) – og herunder inddrage sygefravær.
5. Deltage i fastsættelse af arbejdsmiljøorganisationens størrelse.
6. Rådgive arbejdsgiveren om løsning af sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål og om, hvordan arbejdsmiljø integreres i virksomhedens strategiske ledelse og daglige drift.
7. Sørge for, at årsagerne til ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil undersøges, og sørge for at få gennemført foranstaltninger, der hindrer gentagelse. Arbejdsmiljøudvalget skal en gang årligt udarbejde en samlet oversigt over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i virksomheden.
8. Holde sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af medarbejderne mod sikkerheds- og sundhedsrisici.
9. Opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion, tilpasset arbejdsforholdene på virksomheden og de ansattes behov, samt sørge for, at der føres stadig kontrol med overholdelse af instruktionerne.
10. Rådgive arbejdsgiveren om virksomhedens kompetenceudviklingsplan.
11. Sørge for udarbejdelse af en plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning med oplysning om medlemmer, og sørge for, at medarbejderne bliver bekendt med planen.
12. Medvirke aktivt til en samordning af arbejdet for sikkerhed og sundhed med andre virksomheder, når der udføres arbejde på samme arbejdssted. 

Arbejdsmiljøgruppen er ansvarlig for de daglige opgaver med arbejdsmiljøarbejdet, som også kaldes de operationelle opgaver, herunder:

1. Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af medarbejderne og til forebyggelse af risici.
2. Deltage i planlægning af sikkerheds- og sundhedsarbejdet og deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen, herunder inddrage sygefravær.
3. Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige.
4. Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion tilpasset de ansattes behov.
5. Deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil og anmelde dem til arbejdsgiveren eller dennes repræsentant. 
6. Påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed.
7. Virke som kontaktled mellem de ansatte og arbejdsmiljøudvalget.
8. Forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for virksomheden, for arbejdsmiljøudvalget.